会議室の管理でのメールルールの利用
管理者、および会議室の（［権限の編集］権限を持つ）コントローラは、会議室にメールルールを作成することができます。
次の事例について、メールルールの利用を考えてみましょう。
・会議室の内容を自動的に保存する
・会議室にメッセージが送られ、未承認（承認待ち）状態になった場合に、メッセージが未承認状態であることと、その理由（添付ファイルの種類が無効である、メッセージか添付ファイルのサイズが制限を越えている、など）を送信者に自動返信する
会議室にメールルールを作成するには、
1 会議室の［rules］フォルダを、次のいずれかの方法で開いてください。
・この会議室を右クリックして、ショートカットメニューで［ルール］を選択する。
・この会議室を選んで、［ツール］＞［ルール］を選択する。
・この会議室を開いて、［ツール］＞［ルール］を選択する。
・この会議室の［会議室の権限］フォームを開いて、［ルール］ボタンをクリックする。
注意
送信ルールを、会議室からのメッセージ送信に利用できることはほとんどありません。
ユーザのルール作成
あるユーザがメールルールの作成権限を持っていなくても、管理者はそのユーザのメールボックスにルールを作成できます。
学校では、学生があちこちにメールを送信しないように、［他ユーザへのメール送信］権限を学生には与えないようにすることがあります。しかし、送信権限がなくてもメールを受信することは可能です。そこで、管理者はメールルールを作成して、インターネットメールや、スパムと判断されたすべてのメールを、ユーザに知られないうちに削除することができます。
企業では、ユーザが法的、倫理的な問題などの機密事項を扱うような状況でこの方法が有効です。メールの利用者が受信したメッセージをすべて保存用会議室にリダイレクトさせ、設定した年数保管することができます。証拠として必要なメールがユーザによって削除されていても、保存用会議室には、そのユーザのメールボックスの受信、送信メールがすべて保管されることになります。
ユーザのメールボックスにルールを作成するには、
1 管理者としてログインしてください。
2 ディレクトリの一覧を開いて、ユーザを検索してください。
3 ユーザを選択して、［デスクトップ］ボタンをクリックしてください。
4 ［ツール］＞［ルール］を選択して、そのユーザの［rules］フォルダを開いてください。
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