ワークフローはFirstClassのアプリケーションとして作成されます。このため、ワークフローでは、以下の組み合わせを使用します。
・FirstClassデザイナーを使用して作成したカスタムフォームと、ワークフローの手順フィールドの使用。
・コンテナ。コンテナ用テンプレートに所属している場合もあり。
・メールルール。
・主催者および主催者でないユーザ用にカスタマイズした列とレイアウト。
ユーザがワークフローを開始する場合は、［メッセージ］＞［特別な新規メッセージ］を選択してください。または、ドキュメントを開くか［新規メッセージ］を選択して、コンテナから開始することもできます。
ワークフロー手順フィールド
ワークフロー手順フィールド（8068）は、ワークフローを通じて段階的に変更をフォームに適用するために使用するフィールドです。このフィールドでは、開始値（通常はゼロ）を設定して、ルール機能を使用するかサーバ動作を選択することによって内容を更新できます。
ワークフローのコピー機能と送信機能によって、ワークフローの手順が１ずつ増加します。
ワークフローのコピー機能と送信機能には、コマンドボタンフィールドからアクセスします。
ワークフローのコピー コマンド 858
ワークフローの送信 コマンド 832
ルールシステムはオブジェクト内のフィールドを更新したり（ステップの継続）、フィールドをクライアントに対して表示/非表示を切り替えたり（クライアントマスキング）することができます。これらの機能の組み合わせて使うことで、ワークフローの手順を通じてフォームの外観を変更できます。
 ワークフローの例
以下は、ある会社でシステム部門に作業を依頼するためにワークフローを利用する場合の例です。
1 あるユーザが［従業員管理］会議室を開き、［システム部門への作業依頼］を開始します。ユーザは、カスタムドキュメントを開き、［システム部門への作業依頼］というコマンドボタンをクリックします。このボタンは、アプリケーション開発者によって、「ワークフローのコピー」として定義されています。
2 ユーザは必要な情報を入力し、［送信］という名のコマンドボタンをクリックして、依頼を会議室に送信します。このボタンは、アプリケーション開発者によって、「ワークフローの送信」として定義されています。
3 ［システム部門への作業依頼］会議室では、ヘルプデスクのマネージャが依頼を確認し、ヘルプデスク担当者に作業を割り当てます。依頼をチームメンバーの１人に割り当てる動作を行うと、その依頼がチームメンバー全員に表示されます。
4 作業を割り当てられたチームメンバーは進捗状況を更新します。この場合、状態は［割り当て済み］から［作業中］を経て［完了］になります。ヘルプデスクのどのメンバーも、［システム部門への作業依頼］コンテナを開いて、すべての依頼の進捗状況を確認できます。
5 依頼の進捗状況が［完了］になると、その依頼は自動的に［記録］フォルダに保存されます。
［システム部門への作業依頼］フォーム
［システム部門への作業依頼］フォームは、ワークフローフィールド 8068と２つのコマンドボタンを使用して作成されています。
ワークフローのコピー（858）によって、フィールド 8068の値が１ずつ増加されます。
ワークフローの送信（832）によって、フィールド 8068が１ずつ増加されます。
フィールド 8068はフィールドコントロールを使用して、フォーム上の非表示フィールドを表示させます。
このフォームには値 61（承認/未承認）を持つフィールドもあります。このフィールドによって、システム部門に依頼された作業がチームメンバーに表示されるどうかが決まります。
状況０ 作業依頼の開始（Employee Start）
ユーザに表示されるフォームは、次のようになります。
ユーザは、Stａｒｔボタンをクリックしてワークフローを開始します。
状況１ 従業員は、依頼する内容（Information Request）を入力し、［Hand In］（提出）ボタンをクリックしてその依頼を送信します。
状況２ 送信済みの依頼。
状況３と状況４ マネージャ用とチームメンバー用の依頼表示。
［システム部門への作業依頼］会議室
権限は次のように設定されています。
・マネージャは［主催者］です。
・ヘルプデスクのメンバーには、［送信可］＋［アイテムの編集］権限が与えられています。
・従業員は、会議室にメッセージを送信できます。
・メッセージは承認が必要で、未承認アイテムのフィルタリングが有効になっています。
・新しい依頼は未承認メッセージとして受信されます。したがって、チームメンバーは、マネージャが依頼をメンバーに割り当てるまでその依頼を見ることができません。
・［割り当て済み］チェックボックスは、値 61を持っています。マネージャがこのチェックボックスを有効にすると、依頼は承認され、チームメンバーに表示できるようになります。
このコンテナに設定したルール
ルール１
メッセージは、受信されると同時にドキュメントに変換されます。これにより、ヘルプデスクメンバーがメッセージを編集できるようになります。
ルール２
ワークフローフィールドは値２を持っており、ユーザが送信した依頼のコピーはそのユーザのメールボックスに保存されます。ユーザに見せないようにするフィールドを、自分たちには見えるようにしておく必要があります。
ルールを使用して、マネージャが依頼を開く度にワークフローフィールドの値を増加させることができます。この段階では、マネージャだけが依頼を見ることができます。
ルールは次のようになります。メッセージが読まれた時に、現在のユーザがヘルプデスクのマネージャであれば、一時的にフィールド 8068を３に設定し、非表示フィールドが表示されるようにします。
この変更をクライアントに送信すると、依頼のワークフローの進捗状況がユーザのメールボックスに保存されます。このルールは、フォーム上のどのフィールドにも設定できるため、フィールドコントロールでもっと多くの非表示フィールドを表示させることができます。
ルール３
更が加えられ、進捗状況フィールドが［完了］に設定されると、ドキュメントが［作業完了済みの依頼］サブフォルダに移動されます。
このコンテナ用にカスタマイズした列
［システム部門への作業依頼］会議室用にカスタマイズした列は、カスタムフォームのフィールドにマッピングされます。［進捗状況］フィールドの更新内容は、テーブルの管理者から確認することができます。
フィールド8068のフィールドコントロールに関する注意
//フィールド 8068が０に設定されるとフィールド 1000を表示し、１、２、３、または４に設定されるとフィールド 1000を非表示にする。
0/1000:S;1/1000:H;2/1000:H;3/1000:H;4/1000:H;
//フィールド 8068が０に設定されるとフィールド 1001を非表示にし、１、２、３、または４に設定されるとフィールド 1001を表示する。
0/1001:H;1/1001:S:2/1001:S;3/1001:S;4/1001:S;
//フィールド 8068が０または１に設定されるとフィールド 1002を非表示にし、２、３、または４に設定されるとフィールド 1002を表示する。
0/1002:H;1/1002:H;2:/1002:S;3/1002:S;4/1002:S;
//フィールド 8068が０、１、または２に設定されるとフィールド 1003を非表示にし、３または４に設定されるとフィールド 1003を表示する。
0/1003:H;1/1003:H;2:/1003:H;3/1003:S;4/1003:S;
//フィールド 8068が０、１、または２に設定されるとフィールド 1004を非表示にし、３または４に設定されるとフィールド 1004を表示する。
0/1004:H;1/1004:H;2:/1004:H;3/1004:S;4/1004:S
| ||