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このドキュメントは、新しくシステムを計画、構築するFirstClassの管理者を対象としています。このドキュメントではFirstClassの基本的なコンセプトについて説明いたします。各コンセプトの詳細については、このオンラインヘルプ全体で説明しています。
システムでのグループ構成とコミュニケーション設定
システムへのユーザ登録を始める前に、ユーザにシステムを利用してもらう方法、およびユーザにしてもらいたい内容としてもらいたくない内容についてじっくり検討してください。登録するグループとそのユーザ、ユーザのニーズ、システムの要件（パフォーマンス、セキュリティなど）、システムの限界（ディスク容量、メモリ、セッション数など）について考えておく必要があります。
ユーザのニーズとシステムの限界を把握すれば、このようなニーズに応える方法の検討を始めることができます。
・機能の設定によって、ユーザが利用できるFirstClassの機能と閲覧できるFirstClassのディレクトリの内容を管理する。
・権限の設定によって、会議室やカレンダーを利用できるユーザとその利用方法を管理する。
・モデルデスクトップによって、ユーザがログインした時に表示される画面を設定する。
・ゲートウェイによって、ご自分のFirstClassシステムを拡張する。
この章で説明するのは、FirstClassのコンセプトの概要についてだけです。詳細はオンラインヘルプ全体で説明しています。
ご利用になる組織のグループ構成の検討
お客様の組織においては、すでにさまざまなグループ単位が存在していることと思われます。したがって、例えば、企業では従業員、管理職、顧客、納入業者などのグループ単位でこのシステムを利用することが考えられます。学校では、教職員、経営者、学生、保護者などのグループ単位でこのシステムを利用することが考えられます。また、従業員が所属する部署や働いている場所単位での利用も考えられます。複数のグループに所属する人がいることも考えられます。例えば、管理職グループの人が従業員グループにも所属しているとか、
事務グループの人が教職員グループにも所属しているといった具合です。そこで、なるべく効率よく管理作業を行うために、お客様の組織に適した部門構成を反映するようにグループを構成し、各部門の役割を反映するように各グループに機能を設定してください。
適切なグループ構成ができれば、ユーザ単位ではなくグループ単位で機能を割り当てることができます。グループ単位で機能を割り当てることには、以下の２つのメリットがあります。
・ユーザグループに機能を設定してから各ユーザに固有の機能を設定する方が、ユーザごとに機能を設定するより作業が簡単で効率的です。
・あるユーザグループに所属するユーザ全員に対して、確実に同じ機能を設定できます。このように一定のユーザに同じ機能設定を適用する必要がおそらく出てくるでしょう。例えば、同じ部署に所属するユーザは同じ機能が使えるようにするといった具合です。
 注意必要に応じて、ユーザの権限をグループの権限より優先して適用させることができます。
ユーザのコミュニケーション方法の検討
ご利用の組織に所属するユーザのグループ構成ができたら、次はユーザがシステム上でコミュニケーションする方法について考える必要があります。１対１のコミュニケーションをさせるのか、１対多、多対多、あるいは、これらを組み合わせてコミュニケーションさせるのかを決める必要があります。このことを技術的な面から考えると、コミュニケーションに対するユーザのニーズを満たすために、ユーザに直接インターネットメールを利用させるのか、メールリストを使わせるのか、グループでの共同作業を行わせるのかを決めなければいけないことになります。
コミュニケーションに対するユーザのニーズを満たす最適な方法を決めるために、以下の例を参考にしてください。
企業の例
・私たちの企業では、最初にグループの設定を行うにあたり、顧客が会議室を利用して私たちとやり取りができるようにすることに決めました。そのためには、すべての顧客と一部の従業員が利用できる顧客用会議室を作る必要があることがわかりました。
・従業員は、それぞれ異なるプロジェクトに参加しています。プロジェクトによっては、コミュニケーションに会議室を使用するものが出てくるでしょう。したがって、会議室を設定して従業員を登録する作業は常に発生するでしょう。しかし、すべての従業員が利用できる会議室も必要です。それは、全社の方針を伝えたり、会社からの告知を行うための会議室です。また、仕事に関連したさまざまな問題を業員どうしで話し合うことができる会議室も必要でしょう。
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管理職用の会議室も必要です。従業員の問題や、全社の方針、予算、事業計画についての検討は、管理職用の会議室で行うことになります。これらの会議室には社外秘の情報が含まれるため、管理職のメールボックス同様、一般の従業員は誰も利用できないように設定しなければなりません。唯一の例外は、一部のシステム担当者です。彼らにはシステム管理者権限を与えているため、会議室を見られないようにすることはできません。ただし、一定のセキュリティ対策によって、会議室の閲覧を難しくすることは可能です。
・常に複数のプロジェクトが進行して重要な日程が互いに関連しているため、プロジェクトごとに共有カレンダーを作成して、関係者全員が重要な日程を確認できるようにする必要があります。また、管理職と従業員には個人用のカレンダーも与え、会議の予約や自分のスケジュールの確認ができるようにする必要もあります。
・ユーザが自分用のワークスペースや共有ワークスペースを作って、自分の仕事やグループでのプロジェクトを進行できるようにします。
・複数の販売代理店のメールアドレスを登録したメールリストを作成し、最新情報を定期的に送りたいと考えています。
学校の例
・私たちの学校では、学生が会議室でコミュニケーションできるようにすることにしました。そのためには、科目ごとに、その科目を履修する学生全員と教員が利用できる学生用会議室を作る必要があります。
・教員は、自分の部署や科目に関する問題を話し合うために会議室を使用することになっています。したがって、会議室を設定して教員を登録する作業は常に発生するでしょう。しかし、すべての教員が利用できる会議室も必要です。それは、学校の方針を伝えたり、学校からの告知を行ったりするための会議室です。また、仕事に関連したさまざまな問題について教員どうしで話し合うことができる会議室も必要でしょう。
・教員が自分用のワークスペースや共有ワークスペースを作って、自分の仕事やクラスのプロジェクトを進行できるようにします。共有ワークスペースは、クラス全員で使えるものを作成するか、科目や特定の課題で一部の生徒どうしが共同作業できるものを作成する予定です。
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学校の経営者たちにも会議室が必要です。これは、教職員の問題を話し合ったり、学校の方針、予算、事業計画を作成、実施したりするための会議室です。これらの会議室には極秘情報が含まれるため、経営者以外のユーザは誰も利用できないように設定しなければなりません。唯一の例外は、一部のシステム担当者です。彼らには管理者権限を与えているため、彼らに会議室を見られないようにすることはできません。ただし、一定のセキュリティ対策によって
、会議室の閲覧を難しくすることは可能です。
・常に複数の授業が進行して（期末試験などの）重要な日程が互いに関連しているため、クラスごとに共有カレンダーを作成して、関係者全員が重要な日程を確認できるようにする必要があります。また、経営者と教員には個人用のカレンダーも与え、会議の予約や自分のスケジュールの確認ができるようにする必要もあります。
・保護者のメールアドレスを登録したメールリスト作成したいと考えています。保護者はあまりFirstClassにログインしない可能性があるため、学校からの重要なお知らせを確実に保護者に届けたいと考えているためです。
デスクトップのレイアウトの検討
モデルデスクトップによって、ユーザがログインした時の表示内容を設定できます。どのグループにも個別のニーズがあるため、グループによってログイン時に表示される内容を変えた方がよいでしょう。
例えば、企業では以下のようなデスクトップの設定が考えられます。
・顧客と会議室でやり取りしたいと考えているため、顧客のデスクトップにその会議室をわかりやすく表示させます。顧客のデスクトップに表示された会議室のアイコンが、戦略的なマーケティングツールとして機能することになります。
・従業員のデスクトップには、従業員にとって必要な会議室を表示させる必要があります。
・ 管理職のデスクトップには、従業員の会議室と管理職の会議室の両方を表示させます。
・システム担当者のデスクトップには、従業員と同じ会議室に加えて、システム管理作業に必要なアイコンを表示させる必要があります。
ゲートウェイによるシステムの拡張
ゲートウェイとは、ご自分のサーバを他の機器やサーバと接続する橋渡しをするものです。FirstClassは、以下のようなゲートウェイに対応しています。
・サーバ間のゲートウェイ
・他のメールシステムへのゲートウェイ
・送信用ゲートウェイ
・受信用ゲートウェイ
各機能の詳細については以下を参照してください。
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