［All Calendars］グループについて
［All Users］グループ、［All Conferences］グループと同様、［All Calendars］グループは、管理者デスクトップの［Groups］フォルダ内にある標準的なユーザグループです。このグループで行ったすべての設定が、ご利用のシステム上で作成したすべてのカレンダーのデフォルト設定になります。この設定は、ユーザのデスクトップ上にある個人用カレンダー、共有カレンダー、場所カレンダーにも適用されます。また、独自にカレンダーグループを作成して、カレンダーを種類ごとに別々に管理することもできます。このようにすると、ご利用にシステムの管理がより簡単になります。
共有カレンダーと備品・場所カレンダーの利用
共有カレンダーと備品・場所カレンダーは、同じグループのユーザどうしがコミュニケーションをするために利用することができるという点で、本質的に会議室と同じように機能するものです。ただし、カレンダーは、会議のスケジュール、会議室の予約、備品・場所の予約についてユーザがやり取りするためのもので、オンライン会議をするためのものではありません。
共有カレンダーの利用
FirstClassのカレンダーは、会議室とほとんど同じように機能します。また、新しく会議室を作成するのとまったく同じように、特定の目的のために新しいカレンダーを作成することもできます。共有カレンダーでは、さまざまなプロジェクトや活動の予定を入れたり、予約をしたりすることができます。個人用カレンダーと共有カレンダーの違いは、個人用カレンダーはユーザ専用で、ユーザ１人につき１つだけ持つことができる一方、共有カレンダーは他と重複しない固有の名前を持ち、グループ単位で予定と作業を調整できるということです。
ユーザは、グループで共同作業を行うのに、共有カレンダーをグループ用の会議室といっしょに利用することができます。共有カレンダーは会議室と同じように作成して、権限を設定するか、既存のカレンダーグループに所属させることができます。
備品・場所カレンダーの利用
備品・場所カレンダーとは、プロジェクタや会議室などの特定の備品や場所を表す共用カレンダーです。ユーザが予定を作成する際に備品や場所を予約すると、備品・場所カレンダーは更新されます。
ユーザは、会議やプレゼンテーションなどの予定作成時に他のユーザに参加を依頼するとの同じように、［スケジュール］タブ上で備品や場所を同時に予約することができます。ただし、名前を［参加者］タブに入力するのではなく、予約する備品や場所のカレンダーの名前を［備品/場所］タブに入力します。名前を入力すると、他のすべてのカレンダー同様、重複を確認する機能が備品・場所カレンダーに対して働きます。したがって、ユーザは、予定の時間帯に使用できる備品・場所を確認することができます。
カレンダーの権限設定
共有カレンダーは会議室と同じように作成して、権限を最初から設定するか、作成した共有カレンダーを既存のカレンダーグループに所属させることができます。
カレンダーの権限は、会議室の権限とほとんど同じように機能します。権限を利用して、カレンダーを閲覧できるグループまたはユーザ、閲覧できる内容、予定と作業の登録・編集ができるグループまたはユーザを設定することができます。権限を設定する際は、次の点を検討してください。
・どのグループまたはユーザをカレンダーにアクセスさせるか
・カレンダーは会議室に置くのか、それともユーザのデスクトップに置くのか？
・グループにどのような権限を与えるか（表示、編集、作成など）
ユーザにカレンダーを使用させる方法を決めたら、［カレンダーの権限］フォームで権限を設定してください。
共同作業での共有カレンダーと備品・場所カレンダーの使用
カレンダーは、従業員や学生が共同作業に協力して取り組む際に大変役立ちます。共同作業では、実際に会って話し合う機会がほとんどあるいはまったくないと、作業の進行が難しくなる場合があります。このような場合に、共有カレンダーは強力なプロジェクト管理ツールとして大きな役割を果たします。従業員や学生は、共有カレンダーで会議や作業の時間、場所、必要な備品・場所を予約することができます。カレンダーには作業と予定の両方を作成する機能があり、そのカレンダーの閲覧権限を持つユーザならだれでも利用できます。また、スケジュールに重複があっても、予約時にすぐ調整することができます。
従業員や学生が毎日、毎週行う仕事や宿題は、往々にして進行が遅れるものです。自分のスケジュールを管理する経験がないと、自分の仕事量、勉強量を上手に管理することはできません。共有カレンダーを利用すると、大切な日程を確認したり、部署や学級用のカレンダーを閲覧したりすることができます。
例えば、共有カレンダーを使って、年度初めに企業のプロジェクトリーダーがすべての日程、会議、プロジェクトの年表を入力したり、学校の教師が小テストや試験の日程を入力したりすることができます。共有カレンダーを関係ユーザ全員がアクセスできる会議室内に作成して、このような情報を登録しておくと、ユーザは自分の仕事量や学習量をきちんと管理することができます。また、正しいスケジュールを作成しておくことで、不要な混乱を招ねかないようにすることができます。スケジュールの変更はすぐに反映されるので、次回の会議や授業の時間を従業員や学生が知るまでに時間がかかってしまうといったことはありません。また、スケジュールに重複があれば、事前に調整することができます。
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