 会議室と会議室グループについて
会議室は、オンライン上でユーザどうしが議論や情報交換を行うことができる場所です。また、ある特定の話題についてのメッセージを投稿し、保管するための共有メールボックス (掲示板) と考えることもできます。会議室では、内部のメッセージへのアクセス権限をユーザまたはユーザグループごとに管理することができます。会議室に有効期限を設定して、古いメッセージを自動的に削除することも可能です。また、会議室は他のFirstClassサーバと共有したり、NNTPプロトコル経由でインターネットのニュースグループでアクセスできるようにしたりすることも可能です（詳細は、インターネットサービスプロトコルについてを参照してください）。
会議室は、管理者デスクトップの［General Conferences］フォルダ内に作られています。このフォルダは、管理者と副管理者以外のユーザが見ることはできません。管理者は、このフォルダ内で会議室を選択して、適当なユーザまたはユーザグループが見られるようにします。そのためには、会議室の参加者を設定したり、モデルデスクトップに会議室を追加したり、誰もが見られる場所に会議室のエイリアスを置くといった方法があります。
グループ内のユーザまたは個々のユーザは、［グループ権限］フォームまたは［ユーザ情報］フォームで会議室を作成する権限を与えられていれば、個人用の会議室を作成して管理することができます。
［General Conference］フォルダ
FirstClassをインストールすると、［General Conference］フォルダ内にいくつかの会議室があらかじめ作られています。これらの会議室は、そのまま使うこともカスタマイズすることもできます。また、ご利用の組織に完全に合うような構成にするために削除することもできます。
既存の会議室は、デフォルトのネットワークストアで設定されている部課グループ群に属するグループに対応しており、部課グループ群の各グループに専用の会議室があります。
あらかじめ設定されている各会議室には、古いメッセージを削除しないで移動しておくためのメッセージ保存用フォルダと、グループ内のすべてのユーザが利用できるグループカレンダーがあります。このフォルダには好きなだけ会議室を追加することができます。また、各会議室には必要なだけ子会議室を追加することができます。
会議室の名前変更
オリジナルの会議室アイコンの名前を変更すると、古い名前はディレクトリから削除され、新しい名前が追加されます。エイリアスの名前を変更してもディレクトリエントリには影響しませんが、その会議室にメッセージを送信する場合は、エイリアスではなくオリジナルの会議室名を宛先にしなければなりません。
 注意エイリアスの名前が変更された会議室をゲートウェイで複製している場合、ゲートウェイ先の管理者も、会議室のエイリアスの名前を変更しなければなりません。
会議室グループの利用
会議室グループを利用すると、ユーザグループで複数のユーザに権限を一括で設定できるのと同じように、複数の会議室に一括で権限を設定することができます。ユーザグループ同様、会議室グループも管理者デスクトップの［Groups］フォルダ内にあります。会議室グループは次のアイコンで表されます。
 ［All Conferences］グループという標準の会議室グループが１つあります。［All Users］ユーザグループと同じように、ほとんどの会議室に適用されることになる標準の権限をこの［All Conferences］グループで設定してください。この設定後、デフォルトのネットワークストアにある会議室グループ、自分で作成した他の会議室グループ、個人の会議室などに、ユーザグループまたは個人を選んで権限を設定してください。
ディレクトリの閲覧制限機能では、ある特定のユーザグループまたはユーザに閲覧させたいユーザグループを、［グループ権限］フォームまたは［ユーザ情報］フォームに登録します。このディレクトリ閲覧制限を利用すると、会議室グループで権限設定された会議室へのアクセスを管理することもできます。ディレクトリで閲覧できる会議室を制限するには、ユーザグループを追加するのと同じように、［ディレクトリ］タブまたは［ユーザグループ/ディレクトリ］タブに会議室グループを追加するだけです。ユーザは、追加された会議室グループの会議室だけを閲覧することができます。
この例では、［営業］ユーザグループの［グループ権限］フォームの［ディレクトリ］タブに、［営業CG］という会議室グループを追加しています。
［Customer］ユーザグループのユーザがディレクトリで閲覧できるのは、［営業CG］という会議室グループに所属する会議室だけです。
会議室へのアクセスの管理
デフォルトでは、会議室への参加を許可されたユーザだけがその会議室を開き、アイテムを送信し、投稿されたアイテムを閲覧し、メッセージの履歴を見ることができます。また、ユーザグループのモデルデスクトップに会議室を追加すると、グループのメンバー全員がその会議室に参加できます。
会議室の権限と会議室グループの権限
特定のユーザやユーザグループに対して、会議室や会議室グループへのアクセスを制限したい場合が出てくることがあります。例えば、ある会議室で、すべてのユーザがメッセージを読むことができるようにする一方で、メッセージを送信できるユーザは一部に限定にしたいという場合があります。会議室へのアクセスを管理するには、その会議室の権限を設定しなければなりません。
権限の設定は各会議室に対して行うか、ユーザグループで複数のユーザに権限設定するのとほぼ同じ要領で、会議室グループを利用して複数の会議室に対して行うことができます。
会議室の権限は、他の権限とほぼ同じものです。しかし、他の権限がFirstClassの持つ非常にたくさんの機能を管理するのに対し、会議室の権限は会議室だけに関連する権限を管理します。さまざまな権限がどのように動作し、互いに連動しているかについては、［会議室の権限］フォームのヘルプで説明しています。
会議室の管理でのメールルールの利用
管理者、および会議室の［権限の編集］権限を持つユーザは、その会議室にメールルールを作成することができます。
次のケースについて、メールルールの利用を考えてみましょう。
・会議室の内容を自動的に保存する。
・会議室に送られたメッセージが未承認（承認待ち）状態になった場合に、メッセージの状態と、メッセージに承認が必要な理由（添付ファイルの種類が無効である、メッセージまたは添付ファイルのサイズが制限を越えている、など）を送信者に自動返信する。
また、管理者は、メールルールの作成権限を持っていないユーザのメールボックスにルールを作成することもできます。学校などの教育現場では、学生があちこちにメールを送信しないように、［他ユーザへのメール送信］権限を学生に与えないようにすることがあります。しかし、送信権限がなくてもメールを受信することは可能です。そこで、管理者はメールルールを作成して、インターネットメールや、スパムと判断されたすべてのメールを、知られないうちに削除することができます。この方法は、法的、倫理的な問題など、機密事項を扱うような状況でも有効です。メールの利用者が受信したメッセージをすべて保存用の会議室にリダイレクトさせ、設定した年数の保管することができます。証拠として必要なメールがユーザによって削除されていても、保存用会議室にはそのユーザのメールボックスの受信、送信メールがすべて保管されることになります。
その他の方法
会議室を作成、設定する方法は、その他にもいくつかあります。
・ここでは、会議室へのアクセスを管理するために、モデルデスクトップではなく、権限設定や、会議室への参加設定の機能を利用しました。しかし、FirstClassの重要な機能であるモデルデスクトップを利用すると、システムの構成とユーザの設定作業を行うことができます。
・ここでは、ユーザごとに会議室への参加設定を行って、グループではなくユーザごとに会議の権限設定を行っていました。しかし、このやり方では、システム構成がばらばらになり、管理が難しくなってしまう恐れがあります。
・ここでは、機密資料のための個人用会議室を、管理者ではなくユーザ個人に作成させていました。これにより、セキュリティは向上しますが、会議室を作成、管理するという負担をユーザにかけることにもなります。
このリストは、すべての状況に適用できるわけではありません。ご利用になる会議室の構成は、お客様の企業や学校で最も使いやすくなるように設定してください。
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