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管理者として作業を始める前に、まず、管理者アカウントの仕組みと、ユーザがご利用のサーバでコミュニケーションを行う方法をあらかじめ理解してください。
ユーザの組織構成とシステム上でのコミュニケーション
システムへのユーザの登録作業を始める前に、ユーザにシステムをどう利用してもらいたいか、ユーザにしてもらいたいこと、してもらいたくないことは何かを、時間をかけて検討してください。登録するさまざまなグループ、ユーザのニーズ、システムのニーズ（パフォーマンス、セキュリティなど）、システムの制限（ディスク容量、メモリ、セッション数など）について検討する必要があります。
ユーザのニーズと制限事項が理解できたら、上記のニーズに応えるための方法を検討しはじめることができます。
・ユーザが利用できるFirstClassの機能とFirstClassディレクトリの内容を設定できます。
・ユーザが利用できる会議室やカレンダーの種類とその利用方法を設定できます。
・ユーザがログインしたときに表示される画面をモデルデスクトップで設定できます。
・ご自分のFirstClassシステムが利用できる範囲を、ゲートウェイによって広げることができます。
このドキュメントは、サーバのコンセプトについて説明しているだけです。各機能の詳細については、オンラインヘルプの他のドキュメントで説明しています。
ご利用になる企業・学校での構成の検討
ご利用になる企業や学校には、おそらく、すでに複数のグループが存在しているでしょう。例えば、企業では、このシステムを利用するグループとして、従業員、管理職、カスタマー、納入業者などが考えられます。学校では、教職員、経営者、学生、保護者などのグループが考えられます。また、従業員が属する部署や、従業員が働いている場所を元にしたグループも考えられます。複数のグループに所属する人がいることも考えられます。例えば、管理職グループの人が従業員グループにも所属していたり、経営者グループの人が教職員グループにも所属しているといった具合です。どのようなグループ構成を選ぼうとも、その構成は、所属する組織内のグループを反映し、各グループの権限を反映したものでなければなりません。
利用する組織にグループが存在しない場合は、どのような人がFirstClassを利用し、その人たちが求めるコミュニケーションのニーズは何かを検討してください。各グループの所属する人たちの間に共通点を見つけ出して、適した名前をつけてください。また、ご利用のシステムで各グループのニーズをどのように満たせばいいのかを判断してください。
適切なグループ構成ができたら、ユーザ単位ではなく各グループ単位で権限を割り当てることができます。こうすることで、次の２つの利点が生まれます。
・ユーザグループへ権限を設定してから各ユーザに固有の権限を設定する方が、作業が簡単で効率的です。
・あるユーザグループに所属する全ユーザに、確実に同じ権限を与えることができます。例えば、同じ部署に所属するユーザにはすべて同じ権限が必要になるため、このような一貫性がおそらく必要になるでしょう。
 注意必要であれば、グループの権限よりユーザの権限を優先して適用させることができます。
ユーザのコミュニケーション方法の検討
ここまでは、ご利用になる企業や学校でユーザを組織する方法について考えてきました。次に検討しなければならないことは、ユーザどうしがご利用のシステム上でコミュニケーションを行う方法です。１対１のコミュニケーションをさせたいのでしょうか、１対多、多対多、あるいは、これらを組み合わせてコミュニケーションさせたいのでしょうか。これをもう少し技術的な面から考えると、満足のいくコミュニケーションを行うには、ユーザに直接インターネットメールを利用させるのか、メールリストや会議室を使用させるのかを決めなければいけません。
以下の例は、コミュニケーションに対するユーザのニーズを満たす最適な方法を決めるのに役立ちます。
企業
・私たちの企業では、最初にグループの設定を行う際に、会議室を利用して顧客とコミュニケーションを行うことに決めました。そこで、すべての顧客と一部の従業員が利用できるカスタマー会議室を作る必要があることがわかりました。
・従業員は、それぞれ異なるプロジェクトに参加しています。プロジェクトの中には、会議室をコミュニケーションに使用するものもありますので、会議室を設定して参加する従業員を登録する作業が、つねに発生することになるでしょう。しかし、すべての従業員が参加しなければならない会議室もあります。全社の方針を伝えたり、会社からの告知を行う会議室が必要でしょう。また、仕事に関するさまざまな問題について従業員どうしで話し合う一般的な会議室も必要でしょう。
・ 管理職にも会議室は必要です。従業員の問題や、全社の方針、予算、事業計画についての検討は、管理職用の会議室で行われることになります。これらの会議室には社外秘の情報が含まれるため、管理職のメールボックス同様、どの従業員も利用できないよう設定しなければなりません。唯一の例外は、一部のIT担当者です。彼らには管理者権限を与えているため、彼らに会議室を見られないようにすることはできません。ただし、ここで説明するセキュリティ対策によって、会議室を見えにくくすることは可能です。
・複数のプロジェクトがつねに進行しており、重要な日程が互いに関連しているため、プロジェクトごとに共有カレンダーが必要になります。そうすれば、関係者全員が重要な日程を確認できます。また、管理職と従業員には個人用カレンダーも必要です。そうすれば、会議を予約したり、自分の仕事のスケジュールを確認したりすることができます。
・複数の販売代理店のメールアドレスを登録したメールリストも必要です。これによって、定期的に最新情報を送ることができます。
学校
・私たちの学校では、会議室で学生にコミュニケーションをしてもらうことに決めました。そこで、ある科目を履修する学生全員とその教員が利用できる学生用会議室を作る必要があります。
・教員は、自分の部署と科目について話し合うのに会議室を使用します。したがって、会議室を設定して参加する教員を登録する作業が、つねに発生するでしょう。しかし、すべての教員が参加しなければならない会議室もあります。学校の方針を伝えたり、学校からの告知を行ったりする会議室が必要でしょう。また、仕事に関するさまざまな問題について教員どうしで話し合う一般的な会議室も必要でしょう。
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学校の経営者たちにも会議室が必要です。経営者用の会議室では、教職員の問題を話し合ったり、学校の方針、予算、事業計画を作成、実施したりすることになるでしょう。これらの会議室には学外秘の情報が含まれるため、経営者のメールボックス同様、他のどのユーザも利用できないよう設定しなければなりません。唯一の例外は、一部のIT担当者です。彼らには管理者権限を与えているため、彼らに会議室を見られないようにすることはできません。ただし、ここで説明するセキュリティ対策によって、会議室を見えにくくすることは可能です。
・複数のプロジェクトがつねに進行しており、重要な日程が互いに関連しているため、コースごとに共有カレンダーが必要になります。そうすれば、関係者全員が重要な日程を確認できます。また、経営者と教員には個人用カレンダーも必要です。これによって、会議を予約したり、自分の仕事のスケジュールを確認したりすることができます。
・保護者たちのメールアドレスを登録したメールリストも必要です。
デスクトップのレイアウトの検討
「モデルデスクトップ」機能によって、ユーザがログインしたときの表示内容を設定できます。どのグループにも個別のニーズがあるため、ログイン時に表示される内容をグループによって変えた方がいい場合もあります。
例えば、ある企業では、
・会議室で顧客とコミュニケーションをしたいと考えているため、顧客のデスクトップに、そのための会議室があることがはっきりわかるようにします。
・従業員には、自分たちにとって必要な会議室が表示されている必要があります。
・ 管理職のデスクトップには、従業員と管理職の会議室がどちらも表示されるようにします。
・ IT担当者には、従業員と同じ機能だけでなく、管理作業に使用するアイテムが表示されている必要があります。
ゲートウェイによるシステムの拡張
ゲートウェイとは、ご自分のFirstClassシステムを他のデバイスやシステムと接続するものです。FirstClassは、いくつかの種類のゲートウェイに対応しています。
・サーバ間のゲートウェイ
・他のメールシステムへのゲートウェイ
・送信用ゲートウェイ
・受信用ゲートウェイ
詳細については、以下を参照してください。
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